Manter a documentação da empresa em dia é condição básica para quem deseja participar de licitações públicas. E não se trata de mera burocracia, eis que a apresentação de certidões negativas ou positivas com efeitos de negativas é uma exigência legal que garante à Administração Pública a contratação de fornecedores regulares, aptos e confiáveis.
Muitas vezes, empresas são inabilitadas em certames não por falhas técnicas na proposta, mas por ausência ou desatualização de documentos fiscais e trabalhistas.
Neste artigo, apresento as principais certidões exigidas, seus respectivos links oficiais para emissão e a explicação sobre sua função no processo licitatório. Também explico por que manter tudo atualizado é essencial, mesmo fora de períodos de disputa.
Por que as certidões são exigidas?
Muitos empresários enxergam o pedido de certidões em licitações como mera burocracia ou um “peso a mais” no processo. No entanto, essas exigências não são arbitrárias nem opcionais, elas decorrem simplesmente por força normativa da Lei Federal nº 14.133/2021, que visa maior clareza, objetividade e segurança ao procedimento licitatório.
Nesse sentido, o art. 62 da Lei, estabelece que a habilitação é a etapa destinada a verificar se o licitante tem condições legais, técnicas, fiscais e econômicas de assumir o contrato público. Essa verificação se divide em quatro grandes áreas, e cada uma delas exige documentos específicos.
Veja como a lei classifica essas exigências:
- I – Jurídica: comprova a existência regular da empresa e sua capacidade legal para contratar com o Poder Público (ex: contrato social, registro na Junta Comercial, etc.).
- II – Técnica: comprova a experiência prévia da empresa com serviços ou produtos similares ao objeto da licitação (ex: atestados de capacidade técnica, acervos, etc.).
- III – Fiscal, social e trabalhista: demonstra a regularidade fiscal com os entes públicos e o cumprimento de obrigações sociais e trabalhistas (ex: certidões negativas da Receita Federal, FGTS, CNDT, etc.).
- IV – Econômico-financeira: avalia a saúde financeira da empresa e sua capacidade de cumprir obrigações contratuais (ex: balanço patrimonial, índices contábeis, etc.).
Portanto, as certidões negativas são instrumentos legais que garantem lisura, igualdade e proteção ao interesse público nas contratações com o Estado.
Conheça as certidões mais relevantes
Certidão Negativa de Débitos Estaduais (Receita Estadual)
Finalidade: Comprova a regularidade da empresa com tributos estaduais, como ICMS.
Link PR: Emitir CND Estadual – PR
Se a empresa for de outro Estado, deve emitir a certidão junto à Secretaria da Fazenda do respectivo ente federativo.
Certidão Negativa de Débitos Municipais
Finalidade: Demonstra a inexistência de débitos com tributos municipais, como IPTU, ISS ou taxas.
Link Curitiba: CND Municipal – Curitiba
Deve ser emitida no município da sede da empresa.
Certidão de Débitos Relativos a Tributos Federais e à Dívida Ativa da União (CND Federal)
Finalidade: Confirma que a empresa está em dia com tributos como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS e INSS.
Link Receita Federal: Emitir CND Federal
Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT)
Finalidade: Comprova que a empresa não possui condenações definitivas em ações trabalhistas nem está inadimplente com a Justiça do Trabalho.
Link TST: Emitir CNDT
Certificado de Regularidade do FGTS (CRF)
Finalidade: Certifica que a empresa está adimplente com as contribuições ao FGTS.
Link Caixa: Emitir CRF
Consulta de Sanções e Ocorrências no GMS/PR
Finalidade: Informa se há penalidades administrativas aplicadas à empresa, como suspensão ou impedimento de licitar.
Sanções: Consultar Sanções – GMS
Registro de Fornecedores: Consulta de Registro – GMS
Consulta ao CADIN Estadual
Finalidade: Verifica se há registros de inadimplência da empresa com órgãos públicos estaduais.
Link CADIN PR: Consulta CADIN
Consulta ao TCE/PR – Impedidos de Contratar
Finalidade: Lista de empresas ou pessoas físicas impedidas de contratar com a Administração Pública, por decisão do Tribunal de Contas.
Link: Consultar Impedidos – TCE
CEIS – Cadastro de Empresas Inidôneas e Suspensas
Finalidade: Registro de pessoas físicas e jurídicas sancionadas com impedimentos de contratar com o poder público em todo o país.
Para PF (consulta direta): CEIS – Portal da Transparência
Para PJ (certidão do TCU): Emitir Certidão – TCU
⚠️ Atenção: a validade das certidões pode variar
A maioria das certidões possui validade entre 30 e 180 dias. Uma certidão vencida, mesmo que recente, é causa de inabilitação. O ideal é manter um cronograma de renovação periódica.
Dicas para manter tudo em dia e não ser pego de surpresa
- Crie uma planilha com as datas de emissão e validade.
- Revise os documentos antes de cada certame.
- Atualize seu cadastro junto aos órgãos competentes.
- Mantenha controle fiscal e contábil regular.
- Tenha apoio jurídico especializado na área de licitações.
